唐朝综合最近的调查,找到第一个突破口。为颖爸公司设计出一套工作流程。
订单进入公司后,先有销售部做出生产意向单,交给物流部评审材料交货期等物流信息,然后给生产部门评审交货期,再与客人签订合同,财务部门确认订金已收,销售部门下正式生产单给生产管理部门,生产管理部门排期,物料部门按生产排期采购材料,上线物料先到工厂,包装物料,出货前到工厂,货物做好,生产部门通知销售部门,销售部门通知客户付款,财务部门确认货款收到,船务部门订仓,出货。
质量异常的处理,销售部门接到客户的投诉,无论是口头或是书面,销售部门制作品质异常报告表给品质部,品质部会同相关的部门,如生产部,工程部,调查原因,找出解决措施,交销售部门回复客户。
唐朝请涂强安排总经理,各部门经理或是负责人一起开会,讨论这套流程。
会上,余霄对评审,很感兴趣,做事没有计划性,是她最反感的。
物料部文勇说这样会加大物料部的工作量,同一张订单,物料部要算统计两次材料,如要进行这项工作的话,需要增加人手。
生产部云海说,最好有一份评审记录表,以免最后弄不清楚同一张订单是否有重复评审的情况。
销售部里文说,要规定个评审的时间,如在评审阶段耗费太多时间,交货期会加长,可能会接不下订单。另外,财务部门收到钱,要复印银行水单给销售部门。
财务部阮芸说,我们通知销售部门收到钱的时间和金额就好了,银行水单就不用给销售部门了。
品质部说,销售部门提交质量异常报告前,最好同客人要图片,最好有实物。要将客人的要求,如退货,索赔,警告等,也写清楚。
销售部李文说,品质异常报告,从销售部门发出后,最好规定多少个工作日要查明结果,以便及时回复客户。若调查的时间比较长,也请告诉销售部,向客人申请。
这样的讨论,是唐朝最希望看到的,有不同的看法,提具体的要求,工作流程才会更加完善和有可操作性。
唐朝从电脑里调出一张生产订单评审表,将表头改为颖爸公司,他在投影屏上显示出来,请云海提修改意见。云海戴上眼镜,仔细看后,提出,增加日期栏目,评审表在各个部门行走的日期,一目了然,会增加工作效率。
云海问,有没有生产排期的电子表格供参考。
唐朝找出生产排期表,发给云海,叫他按他的需要修改,修改好的表格发回给自己,唐朝将会为这家公司整理出一套表单,并逐一编号。以前在大学上管理课程时,老师说所谓的管理,就是一堆表格,他算是悟出来了,真是这么回事。
唐朝请各个部门的管理人员,把他们部门用开的表格模板发一份给他,他统一编号。
李文和文勇都应承发给他。
阮芸问,财务部用的是某软件公司的财务记账系统和税局的报税系统,财务部门的表格都在电脑里,她们部门的表单,不提供给唐朝,可以不?
船务部门也说,他们部门用的是货代公司的订舱表格,每家货代公司,表格都不同,海关和商检的表格,是标准格式,这些可否不提供。
阮芸觉得,公司有一套完整的表单模板,是好事,叫阮芸,船务等在这周内提供一套空白模板给唐朝。
既然阮芸开口了,表单的事,唐朝就不多说了。
唐朝感谢各位,尤其是阮芸和李文的大力支持。
唐朝说,下一步还需要各个部门将自己的工作流程逐条整理出来,以书面报告提供给他。
余霄补充道,给唐朝前,先给她过目,她会补充一些内容进去,修改好后,再给唐朝提修改意见。
唐朝请涂强负责跟进工作流程,要求大家在一个月内完成。
散会后,唐朝看着窗外,微风轻轻吹,小鸟在树丛中跳来跳去,欢快地鸣叫着,白云在空中悠然自得地漂浮着。他心中的小宇宙,也升了起来。