本杰明·富兰克林财富成功思想全书第十章 物品放置要有序，做事要合理安排时间(2)

　　随着你对工作情况的了解，你自然会对时间利用的方法变得格外重视。把每一项工作所占用你的时间作一个统计，看你在处理问题、进行工作上面使用了百分之几的时间；在不太重要的工作上花费了多少时间；用于会议的时间有多少，你又用了多少时间在会议的计划和准备上了；每天处理信件花多少时间；而处理必不可少的必办信件又花多少时间；在部下委托给你的工作上又花了多少时间……你是否一到单位就看报纸，而报纸内容又与工作无关？你是否过多地出席了对工作不起任何作用的会议？你是否喜欢跟别人聊聊天，说些没有必要的话而浪费了彼此的工作时间？你是否把别人能干的工作都留在自己手中亲自处理？

　　如果是这样，你就要好好研究一下各条建议，并把这些建议用到你的工作中去，改掉原来的坏习惯，培养良好的工作模式，并且从现在就开始做起。

　　确定工作顺序，养成有条有理的习惯。

　　富兰克林将“做事没有条理”列为许多人经营失败的一大重要原因。而养成有条理的习惯，不仅仅是从商所必备的因素，而是成功人生的最基本的资本积累。

　　工作没有条理，同时又想把蛋糕做大的人，总会感到手下的人手不够。他们认为，只要人多，事情就可以办好了。其实，你所缺少的，不是更多的人，而是使工作更有条理、更有效率。由于你办事不得当、工作没有计划、缺乏条理，因而浪费了大量人力物力，但吃力不讨好，最后还是无所成就。

　　没有条理、做事没有秩序的人，无论做哪一种事业都没有功效可言。而有条理、有秩序的人即使才能平庸，他的事业也往往有相当的成就。

　　一位着名的企业家曾谈到过他遇到的如下两种人：

　　有个性急的人，不管你在什么时候遇见他，他都表现得风风火火的样子。如果想同他谈话，他只能拿出数秒钟的时间，时间长一点，他会伸手把表看了再看，暗示着他的时间很紧张。他公司的业务做得虽然很大，但是开销更大。究其原因，主要是他在工作安排上七颠八倒，毫无秩序。他做起事来，也常为杂乱的东西所阻碍。结果，他的工作一团糟，他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他经常很忙碌，从来没有时间来整理自己的东西，即使有时间，他也不知道怎样去整理、安放。

　　另外有一个人，与上述那个人恰恰相反。他从来不显出忙碌的样子，做事非常镇静，总是很平静祥和。别人不论有什么难事和他商谈，他总是彬彬有礼。在他的公司里，所有员工都寂静无声地埋头苦干，各样东西安放得也有条不紊，各种事务也安排得恰到好处。他每晚都要整理自己的办公桌，对于重要的信件立即就回复，并且把信件整理得井井有条。所以，尽管他经营的规模要大过前述商人，但别人从外表上总看不出他有一丝一毫慌乱。他做起事来样样办理得清清楚楚，他那富有条理、讲求秩序的作风，影响到他的全公司。于是，他的每一个员工，做起事来也都极有秩序，一片生机盎然之象。所以，养成有条理的习惯，将有助于你加快办事效率，节省时间；有条理的习惯，也将成为你受用一生的资本。

　　为了工作起来有条有理，保持高效，首先就要考虑为你的工作确定一下先后顺序。

　　怎么确定工作的先后顺序？了解一年后的10万元胜过今天的100元，工作的优先顺序即可自然而然地决定了工作时，很多人都有过这样的经验，一下要复印，一下要接电话……既无聊又浪费时间。由这个经验可知，在工作进行时必须解决的事情实在很多。在工作单位中，地位高的人，琐碎的事可以交代属下去做，而中级干部可支配的部下就比较少，而一些完全没有属下的新到工作人员，或是自己开店的人，复印等难事就必须要自己做。

　　可是，忙于难事往往会影响重要工作的进展。经常有些人会觉得工作愈忙愈好，但是忙着琐碎的事和忙着正事，这中间有很大的差别。即使是同样花时间工作，其一分一秒的价值却完全不同。

　　难事，很多人都觉得可以自己处理。事实上，很多难事都是可做可不做的事。为了不使可有可无的事过于膨胀，最理想是将可有可无的事和重要的事清楚地区分，将工作排定优先顺序来做。若没有排定优先顺序，便会在许多地方停顿。为了买参考书而花两小时，则那一天的读书时间，或是睡眠时间将会减少两小时，因而在其他方面自然也显现出影响来。

　　要决定作业的优先顺序，首先必须把要做的事逐条列出，然后，依重要性调换顺序，再依此顺序进行工作。这是件很简单的事，只要做到，效率就可以提高。

　　可是，问题是以什么标准来决定优先顺序。许多专家都建议是以工作的重要性决定，优先进行对现在的目标最重要的事。

　　通常事情除了重要性，还有紧急性。而我们往往都会专注于事情的紧急性，而忽略了其重要性。例如，某个正为了一年后的司法考试努力念书的人，为了赶赠品截止时限，而特地将赠品明信片拿到邮局寄。司法考试还在一年后，而明信片的截止日就在明天。在此情况之下，多数的人都会将较紧急性的明信片优先处理。

　　但是，以长远的眼光来看，好好地准备明年的考试应该是较重要的。假定考试失败，不仅损失一年的努力，因而损失的金钱将不知有几十万。因为通过司法考试的人，一年可以赚好几十万，这和去邮局寄明信片所得到的几百元赠品相比，不说也知道哪个重要吧！

　　当然，我们要先好好的掌握住重要性较高的事，若还有十足的自信心，再做些较不重要的事也无所谓。这就是所谓的从容不迫。

　　问题是，事情的重要性是以什么为衡量的标准。其实，不外乎是以自己生活的目的来衡量。若是一向都很清楚的自己的最终目的为何，就可以很容易地作决定，并作出“虽然寄明信片即可得到赠品，没寄很可惜，但比起来，还是准备考试重要”的判断。

　　清楚地判断事情的优先顺序，是工作进行上不可欠缺的，一次就判定清楚，做起事来就会轻松愉快，不会变来变去。这就是决定优先顺序的最大价值。

　　决定优先顺序，明确地订定目标比什么都重要。可是若不清楚目标是什么，就没有衡量、判断重要性的基准。例如，某人以参加司法考试为当前的目标，因此他可以根据这个目标来下判断。可是，他若不明确目标到底是通过司法考试，或是当个上班族，目标时时动摇，就无法决定顺序，也失去判断的标准。

　　为了这个目标必须这么做，为了那个目标必须那样做，不同的目标有不同的做法。目标一旦动摇了，就什么都无法决定。

　　因此，最重要的是清楚地知道自己现在想做什么。

　　改变浪费时间的不良工作习惯。

　　你是不是也出现过这样的感受：对着满满的一桌资料，却不知道该如何下手。心里总是感觉有做不完的事情，却没有一个做事的思路。这时的你该怎么办呢？就请尝试一下把课桌收拾整齐，把所以的文件放起来，把重要的事情和紧急的事情放到桌面上，琐碎的小事先暂且搁置到抽屉里，再试试现在的感觉，一定感到轻松了很多吧？那你也一定从中感受到良好的工作习惯多么重要。那就积极行动起来吧，向不良的工作习惯告别！

　　精神病医生威廉·沙特拉博士曾讲述过这样一个故事：

　　芝加哥某大公司的总经理，患了严重的神经衰弱症，向沙特拉博士求医。

　　正在说话的时候，电话铃响了，医院有事找博士。他马上处理。刚放下话筒，另一部电话又响了，他只好离席去接电话，又是很紧急的事，不久，又有位同事找博士征询对某一重病号的处置意见。博士只好把客人干晾在一边长达10分钟之久。当博士向总经理先生致歉时，奇迹出现了。

　　总经理回答说：“没关系，没关系！医生，从你的身上我一下子找到了自己的病根。回公司后，我将立刻改变自己的工作习惯。对了，临走前，可否让我看一下你的办公桌抽屉？”

　　博士打开抽屉，里面只有一些纸笔之类的事务性用品，而且少得可怜！患者疑惑地问道：“你未处理完的文件呢？未回的信函呢？”博士说：“全都办完了！”

　　6个星期后，那位总经理盛情地邀请沙特拉博士到他公司参观。这位总经理完全变样了，全身上上下下没有一点儿不适之处。他特地打开抽屉，对沙特拉博士说：“以前，我有两间办公室和三张办公桌，抽屉里堆满了未处理的文件，但既无暇也无心去处理它们。自从和你做一席之谈之后，我即将那些旧文件或报告书，全部作了清理。现在，我只用一个办公桌，工作一来立即处理，绝不拖延积压。所以，现在我已全无因延滞工作而带来的紧张感和烦恼。”

　　富兰克林说过：“人不会因为过度劳累而死，却会因放荡和忧烦而死去。”“没有人能永远按照事情的轻重程度去做事。但按部就班地做事，总比想到什么就做什么要好得多。”“不要忘记，快乐并非取决于你是什么人，或你拥有什么，它完全来自于你的思想。”

　　豪威尔先生曾经是美国钢铁公司的董事。起初，开董事会总要花很长的时间--在会议里讨论很多很多的问题，达成的决议却很少，结果，董事会的每一位董事都得带着一大包的报表回家去看。后来，豪威尔先生说服了董事会，每次开会只讨论一个问题，然后作出结论，不耽搁、不拖延。这样所得到的决议，也许需要更多的资料加以研究，也许有所作为，也许没有；可是无论如何，在讨论下一个问题之前，这个问题一定能够达成某种决议。结果非常惊人，也非常有效。所有的陈年旧账都清理了，日历上干干净净的，董事也不必再带着一大堆报表回家，大家也不会再为没有解决的问题而忧虑。

　　这就是好习惯使人终身受益的道理。富兰克林指出：“人并非生来就具有某些恶习和不良习惯，而是后天慢慢养成的。对于我们的生活和事业来讲，有些习惯虽然不好，但它可能无碍大事，不会产生直接的冲突和严重危害；而有些则是我们获得幸福与成功的大敌。对于后者，我们应该努力改正，并坚决摒弃，否则，这些恶习会影响我们终生。”

　　西北铁路公司总裁罗兰·威廉斯说过：“那些桌上老是堆满东西的人会发现：如果把你的桌上清理干净，只保留与手头工作有关的东西，这样会使你的工作进行得更加顺利，而且不会出错。我把这一点称为好管家，这也是迈向高效率的第一步。”

　　“一寸光阴一寸金”，很多人明白这个道理，只有高效利用时间，不让时间白白流逝才是最重要的。但是，人往往具有某些恶习和不良习惯，但是这并不是生来就有，而是后天慢慢养成的。因此，只要我们应该努力改正，并坚决摒弃，否则，这些恶习会影响我们终生。

　　掌握更轻松、更有效的工作要领。

　　富兰克林发现，让我们晕头转向的并不是工作的大劳动量，而是我们不知道自己有多少工作、该先做什么。为了更轻松、更有效地工作，富兰克林建议我们借鉴如下几种技巧：

　　1、定期把你的办公桌清理一下。

　　拿走你桌上所有的纸张。只留下和你手头事务有关的。这样你会发现你的工作更容易处理，也更有头绪可寻。

　　一家新奥尔良报纸的某位发行人曾告诉朋友，他的秘书帮他清理了一下桌子，结果发现了一架两年来一直找不着的打字机。

　　如果桌子上堆满了信件，报告、备忘录之类的东西，就足以使人产生混乱，紧张和焦虑的感觉。更糟的是，它会让你觉得自己有1万件事要做，可根本没时间做，根本做不完。这种情绪会使你忧虑得患高血压、心脏病和胃溃疡。

　　一家着名企业的高管说：“一个书桌上堆满了文件的人，若能把他的桌子清理一下，留下手边待处理的一些，就会发现他的工作更容易，也更实在。我把这种清理叫做料理家务、这是提高效率的第一步。”

　　如果你到华盛顿的国会图书馆去，就会看到天花板上漆着着名诗人波普写的一句话：“秩序，是天国的第一条法则。”

　　2、区分事情的重要程度来安排工作顺序。

　　创办遍及全美的市务公司的亨瑞·杜哈提说，不论他出多少钱的薪水，都不可能找到一个具有两种能力的人。这两种能力是：第一，能思想；第二，能按事情的重要次序来做事。

　　查尔斯·卢克曼，从一个默默无闻的人，在12年内变成了一家知名公司的董事长，每年10万美元的薪金，另外还有100万美元的进项。他说，他的成功原因是他具有亨瑞·杜哈提所说的几乎不可能同时具备的那两种能力。卢克曼说：“就我记忆所及，我每天早上5点钟起床，因为那时我的头脑要比其他时间更清楚。这样，我可以比较周到地计划一天的工作，按事情的重要程度来安排做事的先后次序。”

　　富兰克林·白吉尔是美国最成功的保险推销员之一，他不会等到早晨5点才计划他当天的工作，他在头一天晚上就已经计划好了。他替自己定下一个目标--一天里卖掉多少保险的目标。如果没有完成，差额就加到第二天，依此类推。

　　就连漂流到荒岛上的鲁滨孙，都有一个按小时制订的计划表。

　　当然，一个人不可能总按事情的重要程度安排计划。但按计划做事，绝对要比兴之所至去做好得多。

　　3、学会如何组织、分层负责和监督。

　　很多商人都在自掘坟墓，因为他们不懂得怎样把责任分摊给其他人，而坚持事必亲躬。其结果是，很多枝节小事使他手忙脚乱，他总觉得匆忙、焦虑和紧张。

　　一个经管大事业的人，如果没有学会怎样组织、分层和监督，那他很可能在50多岁、60出头的时候死于心脏病。

　　也许分层负责比较困难；而负责人如不理想，也会产生灾难。但一个做上级主管的人如果想提高效率，避免忧虑、紧张和疲劳，那他必须这样做不可。对于普通人来说，偶尔放手让别人帮你做一些事情，对提升你的工作效率也是非常有好处的。

　　4、对工作进行合理的组织。

　　组织工作首先要做好选择、区分的工作，剔除那些完全没有什么价值或者只有很小意义的工作，接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。

　　对于那些必须目前就干的工作，也要很好地进行组织。组织工作的方法有如下几条，既可以单独使用其中的一条，也可以互相配合作用。①综合。即在同一时间内综合进行多项工作。我们说，办事要有顺序，并不是说同一时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学等原理，可以同时综合进行几项工作。在管理学中，把工作单方向一件一件依次进行的办法，叫做垂直型工作。就像站着一大排人，一个一个地传递砖头，这样做效率比较低。反之，如果把各项工作综合起来统一安排，效率就会大大提高。

　　②结合。即把若干步骤结合起来，例如，有两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处，互有联系，实质上又是服务于同一目的，因而可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。

　　③重新排列，即改变步骤的顺序，也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理，要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”、“组合”式手法，重新进行排列。例如，一天工作下来很疲乏，晚上又要上夜校，那么就应该把休息时间提前，从床上移到其他地方，如在公共汽车上趁机闭目养神，可保证晚上精力充沛。假如你是一个业余作者，白天不容你静下来构思作品，晚上又难以入睡，不妨在此时让思绪遨游一番。

　　④变更。即改变工作方法。改变工作的手法大体有两种，一种是“分析改善方式”，即对现行的手段方法认真仔细地加以分析，从中找出存在的问题，即找出那些不合理和无效的部分，加以改进，使之与实现目标要求相适应。一种是“独创改善方式”，即不受现行的手段、方法的局限，在明确的目的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。

　　⑤穿插。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战，如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下。又如上午在办公室开会，下午到群众中去搞调查研究，等等。

　　⑥代替。即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条，需要每周出访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话来代替出访。

　　⑦标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如，记录时使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性的询问，事先可准备好标准答复。

　　1、为了做好一件事情，先要考虑制订一份有力的计划。用较多的时间为一次工作事前计划，做这项工作所用的总时间就会减少。

　　2、善于科学合理地安排自己时间的人，就能够赢得更多的时间。

　　3、即使那些最忙、备受时间压力的人，也会浪费许多时间；养成有条理的习惯，将有助于你提高办事效率，节省时间。

　　4、你经常把自己弄得手忙脚乱、疲惫不堪吗？

　　5、在工作的条理性方面，你有哪些地方必须作出改进呢？